Ongewenste effecten in je persoonlijke communicatie?

Ongewenste effecten in je persoonlijke communicatie?


 


Gesprekken lopen onverwacht ongemakkelijk 

Karin is financieel directeur in een non-profit organisatie die op het punt staat te fuseren. Ze is beoogd medebestuurder in de nieuwe fusie-organisatie. Haar optreden in overlegsituaties roept vragen op. 

In een eerste coaching gesprek zegt ze: 

“Ik weet wat ik wil en wat er moet gebeuren. Als financieel directeur kon ik de dingen gewoon regelen. Nu ik in werkgroepen zit met mensen uit beide organisaties en iedereen weet dat ik één van de nieuwe bestuurders ben, lopen die gesprekken onverwacht ongemakkelijk.”

“Mensen worden emotioneel over wat ik zeg. Het gesprek gaat over dat mensen ander werk op andere locaties moeten gaan doen. Het lijkt er op dat ik wat te bruusk ben. Ik richt me vaak op de inhoud maar ik heb denk ik te weinig in de gaten wat het effect is van wat ik zeg.”

In een leidinggevende rol is het niet altijd makkelijk voor jezelf te beoordelen of je effectief communiceert. Je bent in de eerste plaats gefocust op je plannen, je targets en je projecten. Hoe hoger je komt in de hiërarchie, hoe minder constructieve feedback je krijgt. 

Zorgvuldige verwoording, feedback en oefening 

Bij effectieve persoonlijke communicatie is het van belang om zo integer mogelijk te zijn. Je gebruikt andere bewoordingen in het directie-overleg dan wanneer je met medewerkers praat. 

Het werkt echter het beste als je je woorden in de meeste situaties zorgvuldig kiest vanuit het bewustzijn van je rol en je verantwoordelijkheid. Dat voorkomt dat je je in verschillende contexten als een kameleon moet gaan gedragen. 

Als er negatieve feedback komt is die vaak indirect of gekleurd. Is het zinvol te onderzoeken of wat je via-via hoort, het topje van de ijsberg is? Is het van belang hier meer helderheid over te krijgen, aannames bij te stellen en te oefenen met ander gedrag?

Met Karin werk ik aan de volgende aspecten om in dit soort situaties toe te passen: 

  1. Vraag je directe collega’s om feedback
  2. Oefen realistische situaties met een collega of coach. 
  3. Verplaats je tijdens de interactie in de positie van je gesprekspartners. 

Maak verbinding met collega's en gesprekspartners

Karin vindt het spannend haar collega’s om feedback te vragen. En ze is verrast te horen dat die haar ook vaak ‘te kort door de bocht’ vinden. Ze geven haar terug dat het op hen een averechts effect heeft. Ze geven haar suggesties die ze in de coaching bespreekt. 

Het vooraf oefenen van situaties voelt voor haar in het begin wat gekunsteld. Gaandeweg vindt ze haar eigen stijl om verbinding te maken. 

In de gesprekken die ze vervolgens met medewerkers heeft, oefent ze met zich meer te verplaatsen in de positie van de ander. Ze vertraagt om het perspectief van de ander in te voelen. Ze stelt vragen hoe de ander de situatie beleeft. Ze geeft een respons op wat de ander zegt en laat zich daardoor beïnvloeden. 

Een nieuwe koers met je communicatie vinden

Wat levert dit proces Karin op? Het blijkt dat er toch meer ‘vertrouwens-schade’ is ontstaan dan gedacht. Het kost tijd om dat weer terug te winnen. Ze merkt ook dat door een andere aanpak de gesprekken veel soepeler verlopen 

Ze slaagt er in met haar communicatie een nieuwe koers te vinden. Ze zegt daarover: “Ik zie dat ik het komende jaar nog veel aandacht moet geven aan hoe ik medewerkers mee krijg en draagvlak creëer. Het is een interessant leerproces. Ik ben blij dat er nu voldoende basis is om in het nieuwe bestuur opgenomen te worden.” 

Herken je elementen waar Karin mee worstelt? 

Heb je vragen over wat het effect van jouw manier van communiceren is? Kun je voorafgaand aan interacties in je opzet rekening houden met de beleving van de ander? Kun je tijdens je interactie je houding en verwoording bijstellen naar aanleiding van een onverwachte weerstand? 

Meer weten over coaching bij effectieve persoonlijke communicatie in je leidinggevende rol? 

Deze casus is vanzelfsprekend anoniem gemaakt vanwege de vertrouwelijkheid. Ik ben benieuwd van je te horen of je dingen herkent. Mogelijk wil je over jouw vragen en puzzels in gesprek komen.

Maak een afspraak voor een vrijblijvend strategiegesprek waarin we jouw vragen onderzoeken>>>

Over de schrijver
John Cornelissen van Leiderschap met impact is gespecialiseerd in effectieve persoonlijke communicatie in je rol van manager, bestuurder of projectleider. Hij is behulpzaam om je de goede match te laten vinden tussen wie je bent en de rol die je hebt. Zijn expertise is hoe je persoonlijker, authentieker en effectiever kunt optreden. In zijn coaching- en trainingsprogramma’s geeft hij tools, constructieve feedback en toepasbare suggesties voor je dagelijkse praktijk. Daarmee krijg je praktische handvatten voor lastige interacties.

Wil je over jouw vragen in gesprek?

Maak dan een afspraak voor een vrijblijvend en kosteloos adviesgesprek in Zoom dan onderzoeken we of ik je van dienst kan zijn.